Conflict oplossen? Kijk verder dan botsende oplossingen.

Conflict oplossen? Kijk verder dan botsende oplossingen

Herkenbare discussie? Ik had vandaag een vergelijkbaar gesprek. Er gaat iemand vertrekken en we bespraken wat te doen met het ontstane gat in onze formatie. Voor we het wisten hadden we elk een andere oplossing bedacht die tegenover elkaar leken te staan. De één zei dat we sommige activiteiten (tijdelijk) moesten staken. Een ander wilde zo snel mogelijk de ontstane vacature invullen. En een derde vond dat we een administratief ondersteuner moesten aannemen. Hoe konden we dit conflict oplossen?

Patstelling

Er leek een patstelling te ontstaan, want ieder vond zijn voorstel de meest passende oplossing. En dat was precies het probleem: het waren oplossingen. In plaats van met elkaar te spreken over onze behoeften, over wat we nodig hebben om ons werk goed te blijven doen, gingen we elkaar proberen overtuigen van onze oplossing.

Van oplossing naar behoefte

Eigenlijk kun je alleen uit zo’n patstelling komen als je van de oplossingen terug gaat naar de behoeften. Als iedereen aangeeft wat hij nodig heeft, ontdek je vaak dat je meer met elkaar deelt dan je dacht. En kun je vervolgens samen op zoek naar een oplossing die voor iedereen past. Dat is misschien niet wat jij in eerste instantie had bedacht, maar lost wel jouw probleem op.

De verkoopbrochure-op-maat

Er was eens een team dat andere afdelingen ondersteunde in het maken van verkoopbrochures-op-maat. Het team kreeg zoveel opdrachten dat ze de brochures niet meer tijdig konden leveren. Daardoor voelden medewerkers steeds meer stress. En toen tijdens een teamvergadering één van hen uitriep dat er een extra collega bij moest komen, volgde er een vloedstroom aan wensen.

Gedeelde behoeften

Daaronder zaten behoeften die eigenlijk iedereen deelde:

  • we willen onze belofte waarmaken en elke brochure binnen de afgesproken tijd leveren,
  • niet structureel overuren maken,
  • niet eindeloos pingpongen met de interne klant over de opmaak van de brochure.

De oplossing was het beperken van het aantal keuzemogelijkheden voor de brochure-op-maat. Het team maakte een vijftal standaardsjablonen waardoor de ontwikkeltijd van een brochure korter werd.

Onoplosbare tegenstelling? Zo kom je eruit!

Zit je met je team in een situatie waarin tegenstellingen onoplosbaar lijken? Kijk dan nog eens goed naar die tegenstellingen. Gaat het om behoeften? Óf praten jullie over manieren waarop aan die behoeften tegemoet kan worden gekomen? En als blijkt dat het voornamelijk om oplossingen gaat, zoek dan naar de onderliggende problemen en behoeften. Vandaaruit kun je een passende oplossing zoeken en het conflict oplossen.

Kun jij oplossingen van behoeften onderscheiden? En ben je in staat om afstand te doen van je eigen oplossing om open te staan voor passende alternatieven? Als het antwoord op deze vragen een volmondig “ja” is, dan ben jij helemaal klaar om conflicten in je team effectief aan te pakken.

Of gebruik de whatsapp-contactbutton rechtsonder in het scherm.

Vijf voordelen van een open cultuur

Er wordt veel gezegd en geschreven over goed leiderschap en één van die dingen is dat een effectieve leider zorgt voor een open cultuur in zijn team. Maar wat is een open cultuur eigenlijk en waarom wordt het zo belangrijk gevonden?

Wat is een open cultuur?

In een open cultuur krijgen medewerkers veel verantwoordelijkheid en inspraak op de gang van zaken binnen de organisatie. Medewerkers hebben een stem en een gesprek is altijd mogelijk. In teams en organisaties met een open cultuur is ruimte voor ontwikkeling, eigen inbreng en mensen hebben hart voor het team.

En waarom is het belangrijk?

Maar waarom is die open sfeer dan zo belangrijk? Hieronder zet ik vijf voordelen voor je op een rijtje.

1. Effectief samenwerken

“Ze snappen toch wel dat dit belangrijk is?”. Nee, als je het niet vertelt dan snappen anderen niet dat iets belangrijk voor je is. Als jij open bent over jezelf, dan begrijpen anderen beter wat jij nodig hebt en belangrijk vindt. Zodat ze beter rekening met je kunnen houden. En openheid werkt aanstekelijk. Als jij open bent over jezelf, nodig je anderen als het ware uit om ook open te zijn over zichzelf. Jij en je team hebben begrip voor elkaar, kunnen rekening houden met elkaars behoeften en elkaar helpen wanneer dat nodig is. Effectieve samenwerking dus.

2. Optimaal teamresultaat

In teams waarin mensen zaken waar ze zich zorgen over maken met elkaar kunnen delen, heerst over het algemeen minder persoonlijke spanning. Niet alleen omdat er beter rekening wordt gehouden met elkaar, maar ook omdat mensen minder energie verliezen aan het verbergen van hun spanning. En als iedereen goed in zijn vel zit, kan het team optimaal functioneren en dat leidt weer tot de best mogelijke resultaten.

3. Minder problemen

Als mensen duidelijk zijn over wat ze nodig hebben van elkaar, zullen er minder vaak problemen ontstaan. Als jij aan je medewerkers laat weten dat je even ongestoord een belangrijke klant wilt bellen, dan is de kans groot dat je inderdaad niet gestoord wordt. En omdat jij en je medewerkers een open cultuur hebben, wordt er vroegtijdig aan de bel getrokken over dingen die minder soepel lopen. Zodat échte problemen worden voorkomen.

4. Problemen effectief oplossen

En áls er dan problemen ontstaan, worden ze sneller en effectiever opgelost. Want natuurlijk ontstaan er ook in een team met een open cultuur problemen. Maar doordat de vertrouwensbasis sterk is, en iedereen een stem in het gesprek heeft, worden problemen over het algemeen sneller aangepakt én effectiever opgelost. Zodat ze niet later alsnog weer boven komen drijven.

5. Leren en innoveren

Binnen een open cultuur is ruimte voor het maken en leren van fouten. Een open cultuur is gebaseerd op vertrouwen, waardoor mensen risico’s durven nemen en fouten niet vermijden. Fouten worden niet verstopt maar besproken. En er wordt van geleerd waardoor innovatieve en/of betere oplossingen en producten tot stand komen.

Ok, open cultuur, maar hoe dan?

Het klinkt natuurlijk allemaal best goed, zo’n open cultuur. Maar wát kun jij als leidinggevende daadwerkelijk dóen om zo’n cultuur te creëren en te behouden? Dat leer je in de online cursus “Creëer een goede werksfeer”. Hierin komen enkele basisvaardigheden aan bod waarmee je een open en veilige sfeer kunt creëren in je team, problemen kunt oplossen en voorkomen. Daarnaast maak je kennis met een methode waarmee je duidelijke en heldere doelen stelt.

Meer weten? Stuur me een berichtje of lees meer via de knop hieronder.

Verwacht een sneeuwbui

Vandaag wandelde ik door het besneeuwde park. Ik dacht terug aan een wandeling van twee jaar geleden. Er lag toen sneeuw en ik was op weg naar de markt. Om naar de markt te gaan kies ik graag de kortste route; eentje die me zo diagonaal mogelijk door het park leidt. En hoewel de wiskundige in mij weet dat dit een te optimaliseren probleem is, doe ik dat toch liever via trial-and-error. Want een wandeling door het park is ook gewoon genieten.

Van de gebaande paden af

Net als nu waren de paden niet allemaal even duidelijk zichtbaar. Dus koos ik op gevoel al zigzaggend een route. Soms vertrouwend op mijn innerlijke kompas, op andere momenten de voetstappen van anderen in de sneeuw volgend. Ik kwam op een voor mij toen nog onbekend punt het park uit en ontdekte dat ik dichterbij mijn einddoel was dan ik van tevoren had gedacht.

In patronen vervallen

Sindsdien heb ik deze route vaker genomen. In de opnieuw met sneeuw bedekte wereld viel me in dat wat toen nieuw leek nu een gebaand pad is geworden. Ik besloot ook  nu weer gewoon maar wat paden te kiezen, met mijn einddoel ergens in mijn achterhoofd. Het leidde tot een nieuw en mooi wandelrondje. Blijkbaar heb je een dik pak sneeuw nodig om je te realiseren dat je in patronen bent vervallen. En om jezelf uit te dagen nieuwe paden te verkennen.

Sneeuwbui

Eigenlijk is dit hetzelfde voor de dingen die je dagelijks doet. Je gaat ongemerkt steeds vaker over dezelfde weg. Daarom heb ik besloten om ook daar eens een sneeuwbuitje te laten vallen. Ik ga kijken naar wat ik wil bereiken alsof ik in een witte wereld sta. Zonder paden. Maar met één of twee medewandelaars ter inspiratie en om me scherp te houden. Zodat ik ga ontdekken welke nieuwe wegen ik kan en wil uitproberen.

Weerbericht

En om te voorkomen dat het weer twee jaar duurt voordat ik het laat sneeuwen, heb ik alvast een weerbericht in mijn agenda geplaatst. Dus op negen augustus 2021 verwacht ik een flinke sneeuwbui.

Wanneer verwacht jij je eerstkomende sneeuwbui? Ik wandel graag met je mee om je uit te dagen en te inspireren.

Van droom naar doel

Ik vind dat je je doelen en wensen ieder moment in het jaar kunt bepalen en nastreven. Maar ik geloof ook dat er een paar natuurlijke periodes zijn waarin je als vanzelf begint te reflecteren. Voor mij is de zomervakantie zo’n moment en ook de eindejaarsperiode triggert mijn zelfreflectie. Dus heb ik de afgelopen weken tijdens mijn dagelijkse wandeling teruggekeken op het afgelopen jaar. En bedacht waar ik allemaal tevreden over ben. Maar ook wat ik nog graag zou willen bereiken.

Frisse start

Over het bereiken van doelen las ik afgelopen weekend onder het thema “Frisse start” een paar mooie artikelen in NRC Handelsblad. Die mijn aanpak om mijn doelen te bereiken bevestigen. En dat vind ik prettig, zeker als het wordt ondersteund door verwijzingen naar wetenschappelijk onderzoek. Wat is dan die aanpak?

Wilskracht, bezieling en zelfrespect

Ik begon met een essay door Christiaan Weijts. Hij schrijft over zijn queeste om piano te spelen. Niet zomaar piano, hij had zichzelf ten doel gesteld het complete werk van Bach perfect te kunnen spelen. Lang verhaal kort: het is niet gelukt. Waarom niet? Omdat uit onderzoek blijkt dat we een beperkte voorraad wilskracht hebben. Dus als je een grote lijst van doelen hebt (bijvoorbeeld het complete werk van Bach en verhuizen en …), dan wordt jouw reservoir aan wilskracht vaak al bij het werken aan je eerste doel opgemaakt. En bij gebrek aan bezieling en zelfrespect, constateert Weijts, is je wilskracht helemaal snel uitgeput.

En een plan

In hetzelfde katern vertelt experimenteel psycholoog Sanne de Wit dat we niet teveel op onze wilskracht moeten rekenen als we ons gedrag willen veranderen. Mensen zijn gewoontedieren en het is niet makkelijk om gewoonten te doorbreken. Wil je dat toch doen, dan heb je een plan nodig. Zo concreet mogelijk en waarin je acties hebt gekoppeld aan triggers in je omgeving of aan tijdstippen. Want, zo zegt de Wit, “gedrag beklijft het beste als je het stevig verankert in de routines van je dagelijks leven”.

Bezieling is het begin

Ik geloof heilig dat elke verandering bij intrinsieke motivatie of bezieling begint. Wat is het dat ik écht wil bereiken? Welke droom heb ik? Eerder schreef ik al eens een blog met een oefening om scherp te krijgen welke verlangens je werkelijk hebt. Weijts zegt daarover “waar een wil is, is vooral een zijweg naar een andere, onderliggende wil”. Die onderliggende wil, daar gaat het om. Dat is het startpunt waarnaar je zoekt: de droom, het verlangen, het doel dat je werkelijk wilt bereiken.

Maar zonder plan kom je nergens

Alleen weten wat je wilt, brengt je nou niet meteen dichter bij dat doel. Daarom geloof ik minstens zo heilig in het hebben van een plan. Waarin niet alleen het doel scherp is geformuleerd, maar dat ook de acties bevat om daar te komen. Haalbaar en concreet. Zodat het bijna niet mis kan gaan. Waarbij je ook alvast bepaalt hoe jij je eigen plan zult gaan saboteren. Om voor je begint zoveel mogelijk kuilen en hobbels alvast glad te kunnen strijken.

Mijn droom bereiken

In de eindejaarsperiode reflecteerde ik en stelde mijn droom voor de komende tijd vast. De komende week staat voor mij in het teken van actie. Daarin maak ik mijn plan om van droom naar actie te komen. Zodat ik op mijn volgende reflectiemoment kan concluderen dat ik mijn doel ook echt heb bereikt.

Invloed hebben

Dit gebed heb je vast wel eens gehoord. En misschien heb je ook wel eens een oefening gedaan met de cirkel van invloed en betrokkenheid: waar heb ik wel invloed op en waar ben ik bij betrokken maar heb ik geen invloed op. Een belangrijke oefening, omdat het je helpt dingen die je wel en dingen die je juist niet kunt veranderen van elkaar te onderscheiden. The wisdom to know the difference.

Cirkel van invloed

Deze week kwam ik de cirkel van invloed en betrokkenheid weer eens tegen op social media en ineens viel me iets op. De cirkel van betrokkenheid, alle zaken om je heen die van invloed zijn op jou maar waarop jij zelf geen invloed hebt, bevat eigenlijk twee soorten zaken. Je hebt vaststaande feiten: de tijd, het weer, het verleden. Die kun je niet veranderen. Punt. Daarnaast heb je dingen die iets met de ander te maken hebben. Het gedrag van de ander, wat de ander van jou vindt, hoe de ander zich voelt. Maar zijn die wel zo vaststaand?

Heb ik dan helemaal geen invloed op een ander?

Omdat ik het zo’n verhelderende oefening vind (ook/juist voor kinderen), vulde ik met mijn tienjarige dochter de cirkel van invloed in met haar eigen voorbeelden. En ik vroeg haar of je invloed hebt op hoe de ander zich gedraagt, of wat de ander van je vindt. Haar antwoord: je kunt het wel proberen bijvoorbeeld door te vragen, maar uiteindelijk is het de ander die beslist. En dat sluit aan bij wat ik tijdens mijn trainingen mijn deelnemers vaak vertel:  je kunt een verzoek doen aan een ander (“zou je minder hard willen praten, ik heb hoofdpijn en behoefte aan stilte”), maar “nee” is ook een antwoord.

Je hebt wel degelijk invloed met een ik-boodschap

Als je last hebt van het gedrag van een ander, dan kun je hem dat met een ik-boodschap vertellen (“Je praat hard, daar wordt mijn hoofdpijn erger van en ik voel me echt uitgeput”).  Met als mogelijk gevolg dat hij zich op een andere manier gaat gedragen. Dat voelt spannend omdat we bijvoorbeeld bang zijn voor een negatieve reactie. Maar het laten voor wat het is omdat je denkt dat je geen invloed hebt, vind ik een gemiste kans. Ik heb zelf namelijk ervaren dat in veel gevallen de ander zich niet bewust was van het feit dat jij last hebt van zijn gedrag. Door jouw confronterende ik-boodschap krijgt de ander nieuw inzicht én de gelegenheid zijn gedrag aan te passen.

De ander beslist

Maar soms vloeit dat gedrag voort uit een behoefte die zo belangrijk is voor de ander, dat hij het niet wil veranderen. Nee is ook een antwoord, want uiteindelijk is het de ander die beslist.

Jouw invloed

En jij kunt dan weer invloed uitoefenen op de manier waarop je reageert op dat besluit. Bijvoorbeeld door het te accepteren.

Ben jij benieuwd welke andere opties je naast accepteren ook nog hebt om te reageren op een “nee” van de ander? Of wil je vaardiger worden in het gebruiken van confronterende ik-boodschappen? Dan is het volgen van een Gordon®training of -workshop misschien iets voor jou.

In zes stappen je wens vervullen

Wat heb ik eigenlijk nodig? Tijdens de bijscholing die ik laatst volgde was dit één van de hoofdvragen. Met behulp van de piramide van Maslow reflecteerden we op de vraag “in hoeverre ben ik in al mijn behoeften voorzien?”. Ik constateerde dat ik niet helemaal tevreden ben over de hoeveelheid slaap die ik krijg en dat ik de fysieke nabijheid van anderen buiten mijn gezin mis.

Hoe weet je wat je nodig hebt? En hoe bereik je dat?

In deze blog, die in samenwerking met Marianne Burggraaff tot stand is gekomen, krijg je een oefening om je te helpen ontdekken wat je werkelijk nodig hebt; welke wensen je nog wilt vervullen. En ik vertel kort hoe je op basis van de zes stappen uit het overlegmodel van Thomas Gordon je doel kunt bereiken.

De piramide van Maslow

Maslow was een grondlegger van de humanistische psychologie en hij ontwikkelde een handig hulpmiddel om de aard van onze behoeften beter te leren kennen. Hij geloofde dat ieder mens vijf soorten behoeften of verlangens kent, die vaak in een piramide op elkaar worden gestapeld.



Je verlangens leren kennen

Als je goed weet wat jij nodig hebt, wat je al hebt en waar je nog naar verlangt, dan kun je gericht investeren in je verdere ontwikkeling en groei. Soms weet je niet zo goed wat je nu echt nodig hebt of waarom je een bepaald gemis voelt. Met de volgende oefening kun je de piramide van Maslow invullen voor jezelf en zicht krijgen op wat je al hebt en wat je nog zou willen.

Stap voor stap

Je zult begrijpen dat het lastig is om je behoefte aan zelfontplooiing te verwezenlijken als je tekort komt aan lichamelijke behoeften zoals eten, drinken, ademhalen en slapen. En als je in gevaar bent, zul je eerst dat proberen te elimineren voordat je in staat bent tot sociaal contact. Daarom worden de fundamentele behoeften die Maslow identificeerde vaak weergegeven in een piramide.

En door elkaar

Toch heb je misschien in de oefening ontdekt dat behoeften uit verschillende lagen in de piramide zijn vervuld. Zelfs als de lagen daaronder niet volledig zijn. Hoewel ik slaapgebrek heb, doe ik door wiskundeles te geven op de basisschool tegelijkertijd iets wezenlijks. Mijn lichamelijke behoeften zijn niet volledig vervuld, maar mijn behoefte aan erkenning en waardering is ook niet geheel onbevredigd.

Hoe bereik ik mijn wensen

Nu je weet wat je nog zou willen bereiken, kun je in zes stappen die wens ook verwezenlijken. Door een wens te kiezen en als doel voor jezelf op te schrijven, maak je je verlangen helder en tastbaar. Vervolgens kun je manieren gaan bedenken om je doel te bereiken en een plan van aanpak maken om die manieren uit te gaan voeren. Dit hoeft geen ingewikkeld plan te zijn: zo bestaat mijn plan om meer slaap te krijgen uit de actie om ten minste twee keer per week vroeg naar bed te gaan. Klein en haalbaar. Breng je plan vervolgens ten uitvoer en pas het indien nodig gaandeweg aan.

Hulp nodig?

Lukt het nog niet zo goed om je verlangens scherp te krijgen? Of heb je hulp nodig bij het maken van een aanpak om je wensen te bereiken? Dan heb je misschien iets aan een coachingsgesprek. Stuur één van ons een berichtje met daarin je vraag. Dan maken wij zo snel mogelijk een (bel)afspraak met je.

Ga je liever meteen zelf aan de slag met het maken van jouw eigen plan? We hebben voor jou een format ontwikkeld op basis van het overlegmodel uit de Gordonmethode waarmee je stapsgewijs je eigen plan van aanpak kunt maken. Deze zit in de gratis toolkit “In zes stappen je doel bereiken”.

Deze blog is tot stand gekomen in samenwerking met Marianne Burggraaff, die net als ik gecertificeerd Gordontrainer is.