Niet polderen maar echte winwin

Opeens komt je collega met een heel ander voorstel en voel je je hakken in het zand gaan. Jij gaat niet wijken en blijft dus bij je standpunt. Na een lange discussie besluit jullie leidinggevende alles overwegende jouw aanpak te kiezen; jullie gaan het project uitvoeren op de door jouw voorgestelde manier. Twee maanden later is het project vastgelopen en vraag je je vertwijfeld af waarom je collega’s zo slecht meewerken – er was immers gekozen voor de beste aanpak?

Polderen

Ander scenario: Na een lange discussie ga je akkoord met een deel van het voorstel van je collega-manager, onder de voorwaarde dat het belangrijkste onderdeel uit jouw voorstel ook wordt opgenomen in het projectplan. Redelijk tevreden zet je je team aan de slag en twee maanden later blijkt het projectresultaat niet helemaal aan te sluiten bij de verwachtingen.  Zuchtend stel je vast dat jullie opnieuw moeten beginnen, zoals je eigenlijk al had verwacht.

Waarom lopen groepsbesluiten zo vaak mis?

Velen van ons zijn opgegroeid met de gedachte dat je moet winnen om te kunnen bereiken wat je wilt. Met het idee dat er alleen maar winnaars en verliezers zijn en als jij geen winnaar bent, dan ben je dus een verliezer. En wie wil er nu een verliezer zijn?

Luisteren om te scoren

Het gevolg is dat er niet goed geluisterd wordt. Niet echt. Je luistert om te kunnen reageren op de ander, zodat je jouw punt nogmaals kunt maken. En je luistert te weinig naar dat stemmetje in jezelf dat het voorstel van de ander eigenlijk best goed vindt, of de door de ander benoemde zwakheden in jouw verhaal wel herkent. Maar als je naar dat stemmetje zou luisteren en er naar zou handelen, zou je wel eens het pleit kunnen verliezen. En wie wil er nu een verliezer zijn?

Polderoplossing

Door deze win-verliesmentaliteit kost besluitvorming soms meer tijd dan nodig en resulteert het vaak in een sub-optimaal besluit. Bijvoorbeeld omdat er een polderoplossing is gekozen, waarin iedereen iets krijgt en we allemaal winnaars denken te zijn maar ook voelen dat we tegelijkertijd iets hebben verloren. Of omdat de grootste schreeuwer haar zin heeft gekregen en er onvoldoende oog is geweest voor de stillere collega wiens waarschuwing voor een mogelijk probleem werd weggewuifd.

Wijsheid van de minderheid

Volgens de theorie van Deep Democracy is het belangrijk de wijsheid van de minderheid mee te nemen in de besluitvorming. Vanuit de overtuiging dat de krachtigste besluiten ontstaan door de aanwezige diversiteit aan kennis, talenten, ervaringen en emoties te combineren. Maar hoe breng je dat dan in de praktijk?

Win-win: zo doe je dat

De Gordonmethode biedt een praktische oplossing: de win-winmethode, ook wel  eens de geenverlies- of overlegmethode genoemd. Die begint bij bereidwilligheid van alle partijen om samen tot een goed en door iedereen, dus ook de minderheid, gedragen besluit te komen. Via samen brainstormen over mogelijke oplossingen en het vervolgens goed evalueren van elke oplossing om de beste te kiezen, kom je uit bij het maken van afspraken over de manier waarop je de oplossing of aanpak gaat implementeren. En spreek je af wanneer en hoe je zult evalueren of de aanpak nog steeds de beste is.

Is dat alles?

Ja en nee. Iedereen kan deze methode toepassen, maar het verloopt soepeler als je daarbij de vaardigheden actief luisteren en het inzetten van ik-boodschappen goed onder de knie hebt. Soms heeft iedereen zich zo diep ingegraven achter zijn eigen oplossing, dat het moeilijk is om nog open te staan voor het zoeken naar een andere, gezamenlijke oplossing. Dan kan het helpen om een onafhankelijke facilitator te vragen het proces te begeleiden.

Wil jij ook graag dat jouw team samen tot de beste aanpak komt? Verlang je ernaar conflicten op te lossen op een manier zodat niemand verliest? Dan is de workshop Conflictoplossing iets voor jou. Meer behoefte aan een individuele aanpak? Neem dan contact op en we bespreken de mogelijkheden.

Ik-boodschappen

Het klinkt zo mooi: als je dingen in een ik-boodschap verpakt dan kan niemand daar iets tegen inbrengen.Want waar een jij-boodschap naar de ander wijst, hou je het met een ik-boodschap bij jezelf. Dan kan degene die de ik-boodschap ontvangt er niet omheen als hij door jou wordt aangesproken op gedrag waar jij last van hebt. En die persoon gaat dan zijn gedrag aanpassen.

“Laat ik het bij mezelf houden: ik vind dat dit project slecht wordt aangepakt, de activiteiten moeten veel beter op elkaar aansluiten”.

Was het maar zo simpel

Het uitgangspunt dat je een ander het beste kunt confronteren met een ik-boodschap is goed. Mensen ontvangen niet graag jij-boodschappen omdat die als beschuldiging, vernedering of kritiek kunnen worden opgevat. Met een jij-boodschap vertel je ook vaak aan de ander wat hij zou moeten doen en de meeste mensen bedenken dat liever zelf.  Jij-boodschappen leiden dan ook zelden tot een verandering van het gedrag dat jij niet OK vindt.

Verpakte jij-boodschap

Waar het vaak misgaat is dat de ik-boodschap eigenlijk helemaal geen ik-boodschap is. De voorbeeldzin bovenaan deze blog is een voorbeeld van een verpakte jij-boodschap. Je kunt verpakte jij-boodschappen vaak herkennen aan de woorden “ik vind dat” waarmee ze beginnen. Meestal komt daarachter een boodschap die iets zegt over de ander. De zin “ik vind dat je de verkeerde aanpak hebt gekozen” zegt helemaal niet iets over jezelf, maar over de ander. En door het woord “je” weg te laten uit de zin, wordt het niet minder een jij-boodschap.

Hoe ziet een echte ik-boodschap er dan uit?

Een echte ik-boodschap bestaat uit drie G’s: Gedrag, Gevolg en Gevoel. In je ik-boodschap beschrijf je het feitelijke gedrag, zonder daarin een oordeel en/of een beschuldiging te stoppen. Ook beschrijf je het concrete, tastbare gevolg dat jij ondervindt van het gedrag. En ten laatste verwoord je je onderliggende gevoelens.

“Je hebt het projectteam niet om input gevraagd over de aanpak. Daardoor sluiten de activiteiten niet op elkaar aan en moet ik in het weekend doorwerken om de deadline te halen. Ik voel me geïrriteerd en boos.”

Simpel?

Op papier wel, in de praktijk blijkt het nog best even puzzelen om de juiste woorden te kiezen. Het vraagt zelfkennis: Waarom vind ik dit eigenlijk zo vervelend? Wat is nu precies het concrete gevolg voor mij? Vragen waarvoor je soms wat dieper moet graven om het antwoord te vinden.

Nauwgezet het recept volgen

Maar als je een ik-boodschap geeft volgens het juiste recept, dan kan de ander daar inderdaad weinig tegen  inbrengen, de boodschap gaat immers over jouw gevoel en het gevolg voor jou. Of het er met 100% zekerheid toe leidt dat de ander zijn gedrag aanpast is een heel andere vraag. Daarover meer in een volgend blog.

Echt veranderen: hoe doe je dat?

Eens nam ik in het kader van een veranderprogramma deel aan een leiderschapstraining over “confronteren”. We waren het roerend eens: ons bedrijf zou effectiever zijn als we elkaar vaker zouden aanspreken op onacceptabel gedrag. Tegelijkertijd stelden we vast dat we de reactie van de ander soms zo vrezen dat we de confrontatie maar bij voorbaat uit de weg gaan. Of dat we de ander zo omzichtig aanspreken dat de boodschap niet over komt.

Vanaf nu doen we het anders

Goed, dat gingen wij vanaf nu dus anders doen. We keken elkaar diep in de ogen en beloofden dat we bij de eerstvolgende situatie over onze schroom heen zouden stappen en de confrontatie aan zouden gaan. Je voelt het misschien al aankomen: er veranderde niks.

De weg naar de hel is geplaveid met goede bedoelingen

Hoe komt het dat je met goede bedoelingen vaak niet verder komt dan die bedoeling? Brene Brown heeft in haar onderzoeken ontdekt dat je makkelijker een risico durft te nemen als je weet hoe je weer op kunt staan als je onverhoopt ten val komt. Ze vergelijkt het met parachutisten; die besteden voor hun eerste sprong veel tijd aan het oefenen met springen van een keukentrapje en leren dan hoe ze kunnen landen zonder zichzelf te bezeren. 

Wat heb je nodig om te veranderen

Het is een beetje een open deur, maar om te veranderen zijn “willen” en “kunnen” nodig.  Veranderprogramma’s die zich op één van deze twee richten, hebben minder kans van slagen dan wanneer aan beide aspecten wordt gewerkt. Om de goede bedoelingen om te zetten in actie is het belangrijk dat jij en je medewerkers de daarvoor noodzakelijke praktische vaardigheden leren.

Het keukentrapje op

Ik geloof in oefenen met nieuw gedrag of vaardigheden en zodat je leert hoe je dat doet zonder jezelf (of de ander) te bezeren. Voor je de verandering in de praktijk van het echte leven brengt, moet je tijd besteden aan het leren van de techniek waarmee de kans op een slechte landing zo klein mogelijk wordt. Maar ook aan wat je kunt doen om weer op te staan als je toch een keer valt. En vooral ook aan het oefenen met voorbeeldsituaties waarin de valhoogte beperkt is. Springen vanaf het keukentrapje dus.

Confronteren kun je leren

Terug naar het voorbeeld van confronteren. Als je iemand aanspreekt met behulp van een technisch juist geformuleerde ik-boodschap en overschakelt op actief luisteren als de boodschap niet helemaal lekker valt, dan zal je merken dat confronteren helemaal niet zo eng meer is. En dan is de goede bedoeling omzetten in actie nog maar een kleine stap.

Voor de organisatie waar ik werkte heeft het veranderprogramma onvoldoende effect gehad omdat te weinig aandacht is gegeven aan het leren van de benodigde vaardigheden. Wil jij wél een echte verandering in jouw organisatie? Eén waardoor medewerkers eerlijker met elkaar communiceren, ook als het een lastige boodschap betreft? Neem dan contact op voor de mogelijkheden.

Hoe haal je eruit wat erin zit?

Kun je het je nog herinneren: bibberend in je zwempak languit in het water met kurkjes om en een plankje in je armen. De badmeester of -juffrouw die dreigend aan de kant stond met een haak aan een lange stok, terwijl jij met moeite je hoofd boven water hield bij de schoolslag.

Zelfdrijvend vermogen

Hoe anders gaan de zwemlessen van tegenwoordig. Kinderen gaan te water om spelenderwijs te leren kopje onder te gaan en weer boven te komen. Daarna wordt gebruik gemaakt van het zelfdrijvend vermogen van de mens om te leren drijven op rug en buik. En van daaruit leert een kind de schoolslag. Zonder kurk en zonder plankje.

Vertrouwen

Een badmeester legde het zo uit aan mij. Met die kurkjes en plankjes leerde je eerst af om te vertrouwen op jezelf. En vervolgens leerde je met veel moeite weer op jezelf te vertrouwen zodat je ook zonder hulpmiddelen kon zwemmen. Ik vroeg hem hoe dat zelfdrijvend vermogen werkt, want mij lukte het tijdens onze zondagse zwemochtenden niet om te drijven. Hij gaf me een korte instructie en de volgende keer dat we in het zwembad waren, lukte het me na enige oefening op mijn rug te drijven.

Eruit halen wat erin zit

Het bleek eigenlijk helemaal niet zo moeilijk om dat zelfdrijvend vermogen te activeren. Als je de instructie maar nauwgezet opvolgt. Volgens mij werkt dit hetzelfde met effectieve communicatie. We hebben allemaal het vermogen om onszelf met anderen te verbinden. Het vermogen om waarlijk te luisteren wanneer de ander dat nodig heeft. Om onszelf uit te spreken wanneer wij dat nodig hebben.  En om te confronteren zonder de verbinding met de ander te verliezen.

Hoe dan?

Wat daar voor nodig is? Een instructie met concrete stappen voor verbindende communicatie, bijvoorbeeld volgens de Gordon® Communicatiemethode. En enige oefening om je die stappen eigen te maken.

Wil jij ook zo graag kunnen confronteren zonder de relatie met de ander te schaden? Een vriend of collega helpen zonder dat jij de verantwoordelijkheid  voor het probleem overneemt? Of heb je het gevoel dat er meer in zit dan je er nu uit haalt? Stuur me een berichtje en dan bespreken we de mogelijkheden.

Ga je schamen!

Vroege ochtend, sneeuw en een bus

Als brugklasser fietste ik dagelijks tien kilometer naar school. Behalve in de winterse januarimaand, dan had ik een busabonnement. De bus kwam eens in de twee uur en ik wilde hem dus niet missen. Soms kwam de bus vroeg (ik kwam nooit laat) en dan hield ik hem voorbij de halte aan. Zo ook op een besneeuwde, donkere ochtend.  Warm en tevreden zat ik in die bus, tot deze in het eerste dorp rechtdoor ging waar hij normaal gesproken had moeten afslaan. De vlammen sloegen me uit – ik zat in de verkeerde bus!

Vul zelf maar in

En vanaf daar ging mijn brein een verhaal schrijven. Ik heb onnodig de bus laten stoppen buiten de halte dus de chauffeur zal me wel een heel vervelende passagier vinden. En iedereen snapt natuurlijk dat ik in dit dorp uitstap omdat ik zo dom was de verkeerde bus te nemen. Ze lachen me uit dat ik door de sneeuw helemaal  naar de andere halte moet ploegen. En ik mis natuurlijk alsnog de goede bus, wat een sufkop ben ik toch!

Schaamte komt met zijn tweeën

In haar boek “Dare to lead” beschrijft Brené Brown schaamte als het intens pijnlijke gevoel dat er iets mis is met je en je het daarom niet waard bent om geliefd te worden, ergens bij te horen en met anderen verbonden te zijn. Schaamte bestaat uit twee stemmetjes “je bent niet goed genoeg” en “wie denk je wel dat je bent”. Wie dacht ik wel dat ik was om de bus speciaal voor mij te laten stoppen? Ik ben niet eens goed genoeg om de juiste bus te herkennen!

Pantser

Het gevoel van schaamte kan overweldigend zijn. Deze gebeurtenis speelde meer dan 30 jaar geleden, maar ik kan het gevoel zo weer oproepen. Je zou jezelf het liefste willen pantseren tegen schaamte: neem geen risico’s, doe geen nieuwe dingen, blijf of word perfect en dus veilig. Toch?

There’s a crack in everything

Ik geloof niet in perfectie. Niet alleen omdat ik er te lui voor ben, maar vooral omdat ik geloof dat mensen kunnen leren. Leren doe je met vallen en opstaan. Met proberen en ontdekken: op deze manier werkt het niet! Om daarna verder te gaan en tevreden te kijken naar de vijfde versie van een taart, die er uitziet als een opgeblazen torenflat maar die heerlijk smaakt. Dat ontdekkingsproces gaat niet samen met perfectie. Ik hou van de schoonheid en uitdaging van dat ene ontbrekende hoekje, dat butsje of die kras. Leonard Cohen schreef het mooier dan ik kan: ”there’s a crack in everything – that’s how the light gets in”.

Een ander verhaal

Na het lezen van Brené Browns boek (en met ruim 30 jaar meer ervaring en zelfvertrouwen in mijn rugzak) had ik bij het uitstappen tegen de chauffeur willen zeggen: “Ik  vrees dat u me wel een uil zult vinden die veel tijd verspilt in het strakke busschema”.  Misschien was de buschauffeur het met me eens geweest en had ik me kunnen verontschuldigen. Of hij had gezegd dat “kan gebeuren” en me een goede dag gewenst. Hoe dan ook was ik regisseur over het verhaal en had de schaamte mij niet langer in zijn macht.

Zonder wrijving geen glans

Ik streef graag naar mooie en grootse resultaten. Zonodig behaal ik die over nieuwe wegen, langs uitdagingen en risico’s. Een uitglijder op zijn tijd kan ik niet voorkomen en ik verwacht dus nog de nodige schaammomenten. Maar ik weet dat mijn brein een goede verhalenverteller is. En dus ook een nieuw einde kan verzinnen. Zodat ik na de val weer kan opstaan en doorgaan. Zonder wrijving geen glans, zonder schaamte geen groei. Kortom: aan het werk en ga je schamen!

Luisterkunst

Mijn tienjarige dochter tekende dit oog. Een heel realistisch oog waarin veel details kloppen. En dat het resultaat is van veel oefenen: verschillende technieken uitproberen en kijken naar hoe beroemde kunstenaars een oog tekenen. Net zolang tot het gewenste resultaat werd bereikt. En ook na dit oog volgden er nog vele versies. Sommigen minder geslaagd, maar de basisversie wordt nog steeds beter.

De kunst van het luisteren

Luisteren1 is een kunst. Net als het leren bespelen van een muziekinstrument, het beoefenen van een sport of het tekenen van een realistisch oog.  Een kunst leren gaat gepaard met vallen en opstaan (ik herinner me de huil- en driftbuien waarin weer een tekening werd verscheurd maar al te levendig). Ook waarlijk luisteren zodat de ander zich gehoord voelt, vraagt vaardigheid, inzet en zelfreflectie. 

Waarlijk luisteren

Wat we vaak doen als we naar iemand luisteren, is tegelijkertijd alvast een antwoord of reactie formuleren. We wachten tot de ander stopt met praten zodat we zelf weer kunnen praten. Luisteren met bijbedoelingen is dat. Waarlijk luisteren is gericht op het begrijpen van de ander, op basis van wat die zegt, én niet zegt. Om zeker te weten dat je de ander begrijpt, geef je jouw “vertaling” van dat wat je hoorde terug. Met als bijkomend effect dat je gesprekspartner zich begrepen en gehoord voelt.

De techniek: actief luisteren

Om goed te kunnen luisteren, is het belangrijk dat je de tijd neemt en alle doelen behalve het begrijpen van de ander parkeert. Ook het vormen van een oordeel over dat wat de ander zegt moet je (tijdelijk) uitschakelen. Deze luistertechniek noemen we actief luisteren. De techniek is actief omdat je niet alleen knikt en humt, maar actief vertaalt wat je hoort en dat uitspreekt om bij de ander te toetsen of je het goed begrepen hebt.

Actief luisteren kun je leren

Als je geen autodidact bent, dan kun je je in luisteren bekwamen door te oefenen , te reflecteren op de minder geslaagde versies en door les te nemen. Bijvoorbeeld door het volgen van een training gebaseerd op het communicatiemodel van Thomas Gordon. Ga je liever zelfstandig aan de slag? Kijk dan hoe anderen het doen, ga veel oefenen, vraag feedback en reflecteer  op je eigen minder geslaagde versies en oefen weer verder. Want het spreekwoord is niet voor niets: oefening baart kunst.


1. Wellicht ten overvloede: luisteren ≠ gehoorzamen. Veel ouders en leerkrachten die stellen dat kinderen niet luisteren, bedoelen eigenlijk dat kinderen niet doen wat hen gevraagd of opgedragen wordt. Is niet hetzelfde.