Categorie: blog

Duidelijkheid is vriendelijk, ik-taal geeft duidelijkheid

Met ik-taal ben je duidelijk

Posted on | by Hildegard Montsma

Herken je dat gevoel van verwarring als je met iemand spreekt die iets anders zegt dan hij bedoelt? Die veel woorden gebruikt maar geen duidelijke boodschap geeft? Of die zo omzichtig formuleert dat je denkt dat het niet zo belangrijk is? Grote kans dat je te maken hebt met iemand die geen ik-taal gebruikt.

Twijfelen

Eerst voel je verwarring, dan begin je te voelen dat er een boodschap is die jij niet helemaal begrijpt. Je wordt onzeker, gaat misschien aan jezelf twijfelen. Of je denkt “laat maar zitten, ik snap toch niet waar hij heen wil”. Op die manier blijft de echte boodschap verborgen.

Waarom vermijden we duidelijkheid?

Uit onderzoek constateert Brene Brown dat veel mensen duidelijkheid vermijden omdat ze zichzelf wijsmaken dat ze dan aardig zijn. Terwijl ze eigenlijk onaardig en oneerlijk zijn. En hun boodschap niet effectief overbrengen. Duidelijkheid is vriendelijk. Voor jezelf en voor de ander.

Is duidelijkheid makkelijk?

Nee, vaak niet. Maar je kunt het jezelf makkelijker maken met enkele praktische tools. Door actief te luisteren kun je de echte boodschap achterhalen. En als je zelf duidelijk wilt zijn gebruik je de ik-boodschap, waarmee je zonder oordeel een duidelijke boodschap overbrengt op de ander. Duidelijkheid is vriendelijk.

Met ik-taal ben je duidelijk

Problemen bespreekbaar maken, tijdig je grenzen aan geven om problemen te voorkomen of gewoon vertellen wat jou bezig houdt: voor elke situatie is er de juiste ik-boodschap. Bijvoorbeeld de confronterende ik-boodschap waarover je meer leest in dit blog.

Wil jij leren hoe je ik-taal kunt gebruiken? Dat kan in de trainingen Effectief Leiderschap of Persoonlijke en Professionele Effectiviteit. Daarin leer je de vaardigheden uit de Gordonmethode, waaronder ik-boodschappen en actief luisteren. Liever gericht aan de slag met ik-taal? Ik vertel je graag meer over de mogelijkheden.

Contact opnemen
Druk van de ketel

Druk van de ketel

Posted on | by Hildegard Montsma

Je herinnert je vast nog wel een vergadering waar je geïrriteerd en boos uitliep. Omdat er een verkeerd besluit was genomen, er niet naar je geluisterd werd of omdat die ene collega maar onzinnige dingen bleef verkondigen. Je komt terug op je werkplek en een collega vraagt hoe de vergadering was. En het enige wat je kunt doen is foeteren: het was een slechte vergadering, je collega is een sufkop en het management weet niet wat het aan het doen is. Je ketel staat stevig onder druk.

Stoom afblazen

Dat foeteren is nodig. Het is niet meer dan stoom afblazen om de druk te halen van de ketel die je hoofd op dat moment is. Maar kan het ook handiger? Want je realiseert je waarschijnlijk ook dat je tijdens die ergerniswekkende vergadering geen effectieve inbreng meer had.

Wat er gebeurt in je hoofd

Eerst even wat theorie. Je kunt je hoofd zien als een ballon waarin je denken en voelen in balans zijn.

Stel nu dat er iets gebeurt waardoor je uit balans raakt: iemand zegt of doet iets wat je vervelend vindt, waardoor je wordt gekwetst of waar je van schrikt. Op dat moment neemt in die ballon het gevoel de overhand.

Een ketel onder druk

Als je gevoel de overhand neemt is er weinig plek over voor de ratio, waardoor je minder goed in staat bent om te denken. Iemand die jou op dat moment jou op je ratio aanspreekt, bijvoorbeeld door nieuwe feiten op tafel te leggen, andere argumenten in te brengen of vragen te stellen, zal merken dat je daar niet voor open staat. Vaak hoor je het zelfs letterlijk niet. Het is dus goed mogelijk dat, vanaf het moment dat  jouw ergernis ontstond, je niet meer zo goed weet wat er in de vergadering nog precies gebeurde.  En dat jouw inbreng voornamelijk bestond uit steeds feller je gelijk proberen te behalen.

Druk van de ketel

Eerst zal het gevoel moeten worden aangesproken, zodat je je kunt ontladen. Het ventieltje van de ballon openen om het teveel aan emotie te laten ontsnappen.

Of zoals ook wel wordt gezegd: stoom afblazen. Om de druk van de ketel te halen en de emotie te laten zakken. Zo ontstaat weer ruimte in je hoofd voor de ratio.

OK, maar hoe doe ik dat dan?

Er zijn drie dingen nodig om zelf de balans in je hoofd weer terug te krijgen: herkennen, oorzaak achterhalen en benoemen.

Herkennen

Het begint bij herkennen dat het gebeurt. Let maar eens goed op jezelf tijdens besprekingen. Wanneer word je onrustig, krijg je het gevoel dat er niet naar je geluisterd wordt, ga je steeds hartstochtelijker uitleggen waarom jouw idee het beste is of trek je je zelf juist terug uit het gesprek?

Oorzaak achterhalen

Vervolgens ga je bij jezelf na wat er toe leidde dat je emotie de overhand kreeg. Kwam het door die collega die je onderbrak voor je was uitgesproken? Of doordat je leidinggevende zonder toelichting je idee terzijde schoof? Of omdat degene die naast je zat geen koffie voor je inschonk en dat wel deed voor zijn andere buurman?

Benoemen

Vervolgens haal je de druk van de ketel door je emotie te benoemen. “Jij laat me niet uitspreken, zodat ik mijn inbreng in dit gesprek niet kan doen. Ik heb het gevoel dat ik mijn tijd zit te verspillen aan een gesprek waaraan ik niets kan bijdragen.” Of: “Je legt niet uit waarom je mijn idee afwijst. Daardoor weet ik niet hoe ik mijn idee kan verbeteren. Het voelt zinloos om nog nieuwe ideeën aan te dragen.” De eerste keren kan dit best spannend en ongemakkelijk voelen, maar je zult merken hoe weinig er eigenlijk nodig is om weer in balans te komen.

Een ander helpen stoom af te blazen

Soms zie je bij iemand anders de balans in de ballon verschuiven naar emotie. Bijvoorbeeld de medewerker die jij aanspreekt op zijn of haar gedrag. Of bij de collega wiens argumenten je in jouw enthousiasme over je eigen idee zonder nadere toelichting van tafel veegt. In dat geval kun je de ander helpen om stoom af te blazen door actief te luisteren[1] en te laten weten dat je ziet dat de ander schrikt of teleurgesteld is. Tijdens de vergadering of daarna in een één-op-één setting.

Minder foeteren

Naarmate je dit vaker doet, zal je ontdekken dat je de signalen van oplopende druk steeds eerder herkent.  Je kunt dan ook vroegtijdig een klein beetje stoom laten ontsnappen om weer in balans te komen. Je komt dan minder vaak met een hoofd vol emotie uit een bespreking en hoeft minder te foeteren. En hoewel een beetje foeteren op zijn tijd best lekker is, is minder hoeven foeteren nog fijner.

[1] Daar schreef ik al eerder een blog over: https://spaarnheuvel.nl/luisterkunst/

Invloed hebben of niet

Invloed hebben

Posted on | by Hildegard Montsma

Dit gebed heb je vast wel eens gehoord. En misschien heb je ook wel eens een oefening gedaan met de cirkel van invloed en betrokkenheid: waar heb ik wel invloed op en waar ben ik bij betrokken maar heb ik geen invloed op. Een belangrijke oefening, omdat het je helpt dingen die je wel en dingen die je juist niet kunt veranderen van elkaar te onderscheiden. The wisdom to know the difference.

Cirkel van invloed

Deze week kwam ik de cirkel van invloed en betrokkenheid weer eens tegen op social media en ineens viel me iets op. De cirkel van betrokkenheid, alle zaken om je heen die van invloed zijn op jou maar waarop jij zelf geen invloed hebt, bevat eigenlijk twee soorten zaken. Je hebt vaststaande feiten: de tijd, het weer, het verleden. Die kun je niet veranderen. Punt. Daarnaast heb je dingen die iets met de ander te maken hebben. Het gedrag van de ander, wat de ander van jou vindt, hoe de ander zich voelt. Maar zijn die wel zo vaststaand?

Kan ik anderen dan helemaal niet beïnvloeden?

Omdat ik het zo’n verhelderende oefening vind (ook/juist voor kinderen), vulde ik met mijn tienjarige dochter de cirkel van invloed in met haar eigen voorbeelden. En ik vroeg haar of je invloed hebt op hoe de ander zich gedraagt, of wat de ander van je vindt. Haar antwoord: je kunt het wel proberen bijvoorbeeld door te vragen, maar uiteindelijk is het de ander die beslist. En dat sluit aan bij wat ik tijdens mijn trainingen mijn deelnemers vaak vertel:  je kunt een verzoek doen aan een ander (“zou je minder hard willen praten, ik heb hoofdpijn en behoefte aan stilte”), maar “nee” is ook een antwoord.

Je hebt wel degelijk invloed met een ik-boodschap

Als je last hebt van het gedrag van een ander, dan kun je hem dat met een ik-boodschap vertellen (“Je praat hard, daar wordt mijn hoofdpijn erger van en ik voel me echt uitgeput”).  Met als mogelijk gevolg dat hij zich op een andere manier gaat gedragen. Dat voelt spannend omdat we bijvoorbeeld bang zijn voor een negatieve reactie. Maar het laten voor wat het is omdat je denkt dat je geen invloed hebt, vind ik een gemiste kans. Ik heb zelf namelijk ervaren dat in veel gevallen de ander zich niet bewust was van het feit dat jij last hebt van zijn gedrag. Door jouw confronterende ik-boodschap krijgt de ander nieuw inzicht én de gelegenheid zijn gedrag aan te passen.

De ander beslist

Maar soms vloeit dat gedrag voort uit een behoefte die zo belangrijk is voor de ander, dat hij het niet wil veranderen. Nee is ook een antwoord, want uiteindelijk is het de ander die beslist.

Jouw invloed

En jij kunt dan weer invloed uitoefenen op de manier waarop je reageert op dat besluit. Bijvoorbeeld door het te accepteren.

Ben jij benieuwd welke andere opties je naast accepteren ook nog hebt om te reageren op een “nee” van de ander? Of wil je vaardiger worden in het gebruiken van confronterende ik-boodschappen? Dan is het volgen van een Gordon®training of -workshop misschien iets voor jou.

Meer weten?

Communicatie is tweerichtingsverkeer

Communicatie is tweerichtingsverkeer

Posted on | by Hildegard Montsma

Effectieve communicatie is niet alleen jezelf helder verwoorden, maar ook actief luisteren. Effectieve communicatie is dus tweerichtingsverkeer.

Just because I know what I said, doesn’t mean I know what you heard

Alan Robert Neal

Tweerichtingsverkeer: zenden en ontvangen

Als iemand iets tegen je zegt, dan weet hij of zij niet wat het is dat jij hebt gehoord. Of je écht hebt begrepen wat de ander zei. Daarom bestaat effectieve communicatie niet alleen uit zenden maar ook uit ontvangen.

Actief luisteren

Door actief te luisteren controleer je of je de boodschap van de ander goed hebt ontvangen. In je eigen woorden geef je jouw begrip van de boodschap van de ander weer. Eventuele ruis op de lijn wordt met actief luisteren snel duidelijk, waardoor misverstanden voorkomen kunnen worden.

Voorbeeld

Je loopt op straat en je buurman staat in de voortuin de heg tussen jullie tuinen te snoeien. Hij zegt: “jouw kant van de heg kan ook wel een knipbeurt gebruiken”. Je mompelt verontschuldigend sorry en loopt snel naar binnen om mopperend de heggenschaar te pakken. Je wilde eigenlijk even rustig de avondkrant gaan lezen.

Zelfde voorbeeld – actief luisteren

Je loopt op straat en je buurman staat in de voortuin de heg tussen jullie tuinen te snoeien. Hij zegt: “jouw kant van de heg kan ook wel een knipbeurt gebruiken”. Jij antwoordt: “Ojee, je vindt het vervelend dat onze kant van de heg zo rommelig is”. De buurman lacht en zegt: “dat bedoelde ik niet, ik wilde voorstellen dat ik die andere kant ook wel even mee kan pakken.”

Blikschade aan de relatie

Als je niet actief luistert, dan weet de ander niet wat jij hebt gehoord. De buurman heeft geen idee dat jij je schuldig voelt en tegen je zin de heg gaat knippen. En in het slechtste geval geef je hem in je hoofd de schuld dat je geen tijd meer hebt voor je krant. Ruis op de lijn leidt hiermee tot blikschade aan jullie relatie.

Communicatie is tweerichtingsverkeer

Actief luisteren is één van de vaardigheden uit de Gordonmethode voor effectieve communicatie. Ook het gebruiken van ik-boodschappen of ik-taal is één van de vaardigheden. Want ik kan het niet vaak genoeg herhalen: communicatie is tweerichtingsverkeer.

De zes bouwstenen van de Gordonmethode

Actief luisteren en ik-boodschappen vormen samen met vier andere bouwstenen een samenhangend geheel van praktische vaardigheden voor effectieve communicatie. Ontwikkeld door humanistisch psycholoog Thomas Gordon, vandaar dat we dit de Gordonmethode noemen. Deze universele methode kun je in persoonlijke en professionele situaties gebruiken.

Als gecertificeerd Gordontrainer geef ik onder andere de trainingen Effectief Leiderschap en Persoonlijke en Professionele Effectiviteit. Liever je bekwamen in één specifiek onderdeel, zoals actief luisteren? Of één-op-één coaching? Neem dan hier contact op of plan direct een Zoom-afspraak in.

Zoom-afspraak maken

Labels en de leermythe

Hoe pakken dromers wiskunde aan?

Posted on | by Hildegard Montsma

Deze week kwam ik tegelijkertijd wiskunde en de leerstijlen van Kolb tegen. In een aantal al wat oudere artikelen werden de leerstijlen van Kolb toegelicht aan de hand van de manier waarop iemand een wiskundig vraagstuk aanpakt. Hartstikke leuk! Dat was mijn eerste reactie. Want ik vind wiskunde tof en het model van Kolb een nuttig hulpmiddel bij mijn trainingen. Maar al lezend groeide mijn ongemak. Vanwege labels en de leerstijlmythe.

Leerstijlmythe

Vaak wordt gesteld dat iemand het beste leert als door de docent of trainer wordt aangesloten bij de leerstijl van deze persoon. Er is echter geen wetenschappelijk onderbouwing voor deze stelling. Zie bijvoorbeeld deze duidelijke uitleg in de Correspondent. Of deze (wat droge) opsomming van wetenschappelijke onderzoek waaruit soms zelfs het tegenovergestelde blijkt.

Labels

Ik heb een hekel aan labels. Labels zijn hokjes waar je door beperkt wordt. Soms omdat een ander je erin plaatst (jij bent een echte analyticus, dus die baan zonder intellectuele uitdaging is niks voor jou). Maar vaak ook omdat je er zelf in gelooft (ik hou niet van ruzie, dus ik zeg er maar niks van). Labels zijn oordelen en waarom dat weinig effectief is schreef ik al eens op in dit blog. Alle testjes waarmee je jouw leerstijl vaststelt, leveren niks anders op dan labels en beperkende hokjes.

Maar, je leerstijl kennen kan toch ook nuttig zijn?

Voor mij zit het nut van het model van Kolb vooral in de gedachte dat ik door met mijn trainingsvormen te variëren elke leerstijl aanspreek. En iedere deelnemer zoveel mogelijk gelegenheid geef om te leren. Op de manier die op dat moment, voor dat onderwerp, voor die persoon het beste werkt. Geen vaste hokjes, maar ruimte om te kiezen en te gebruiken wat je op dat moment nodig hebt. Zo vermijd ik labels en de leerstijlmythe.

Wiskunde en Kolb

En toch waren deze artikelen ook  gewoon leuk. Dus, als je wilt weten wat de leerstijlen van Kolb nou eigenlijk zijn én je houdt van wiskunde, lees ze dan vooral.

Hoe pak je een wiskundig vraagstuk aan volgens Kolb:

  • Doener: Actief uitproberen & concrete ervaring
  • Dromer: Concrete ervaring & reflectieve observatie
  • Denker: Reflectieve observatie & abstracte begripsvorming
  • Beslisser: Abstracte begripsvorming & actief uitproberen
Vijf redenen om te stoppen met oordelen

Oordelen: vijf redenen waarom je het beter kan laten

Posted on | by Hildegard Montsma

Het is heel gewoon om de dingen die je meemaakt te interpreteren en er een oordeel aan te verbinden. Maar op basis daarvan besluiten nemen of communiceren is niet altijd handig. In dit blog geef ik je vijf redenen waarom je beter kan stoppen met oordelen.

Voorbeeld

Op school werden ideeën voor een sponsoractie geïnventariseerd. Mijn dochter besprak een idee met haar vriendin. Vervolgens stelde de klasgenoot die naast haar zat precies dit idee voor. Mijn dochter was furieus: de klasgenoot had haar idee gestolen om er zelf mooie sier mee te maken.

Feit of oordeel?

Zoals de meeste mensen regelmatig doen, verwarde ze haar interpretatie met de feitelijke situatie. En raadde ze naar de intenties en motieven van haar klasgenoot. Ze plakte er labels op: “klasgenoot is een dief” en “klasgenoot wil bewondering”.  Maar hoe goed je ook kunt raden, het is onmogelijk zeker te weten waarom de ander zich gedraagt zoals hij doet. Of wat de reden is dat hij zegt wat hij zegt. Misschien was klasgenoot stelde klasgenoot uit enthousiasme het idee voor, of was klasgenoot bang dat dochter het niet met de rest van de klas zou delen.

Als we waarnemen combineren met oordelen, zullen mensen geneigd zijn kritiek te horen

Marshall Rosenberg

Oordelen voelen als kritiek

Gedrag is dat wat je ziet en hoort; je zou er een film van kunnen maken. Oordeel is hoe je dat interpreteert, wat je er van vindt. Door te blijven hangen in je aannames en oordelen, wordt het een andere film. En is het moeilijker om effectief te blijven communiceren. Want zoals Marshall Rosenberg zei; als we waarnemen combineren met oordelen, dan is de kans groot dat de ander dit als kritiek op zal vatten.

Vijf redenen om oordelen te laten

Zoals voor elke bias geldt ook voor deze dat het helpt als je je er bewust van bent. En welke risico’s dit vooroordeel met zich mee brengt. Hieronder volgt daarom een rijtje risico’s die horen bij oordelen, labelen en in hokjes stoppen:

  1. Oordelen en labels zitten ons in de weg om de persoon te zien. Als je iemand in een hokje hebt gestopt dan wordt het moeilijker om de dingen die ze doen in een ander licht te zien.
  2. Het kan ook het gedrag van de ander beïnvloeden. “Als jij me behandelt als een mooiprater, dan kan ik net zo goed alles proberen mooi te praten”.
  3. En het is besmettelijk. Als jij iemand een opschepper noemt, is de kans groot dat anderen dat ook gaan doen.
  4. Daarnaast is het lastig om uit dat hokje te komen. Wie eenmaal bekend staat als gierigaard, zal niet snel als gul worden gezien.
  5. Mensen die een label opgeplakt krijgen, zullen zich willen verdedigen. “Hoezo, wat bedoel je daarmee?” of “Geef eens een voorbeeld dan?

Oordeelvrij communiceren is effectief communiceren

Een oordeel of label is niet “waar”. Het is een veronderstelling over de intenties of motivatie van de ander. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen gedrag en oordeel. Niet omdat jouw oordeel goed of fout is, maar omdat het effectiever is het gesprek te beginnen met de feiten. Als je waarnemen combineert met oordelen, zal de ander geneigd zijn kritiek te horen. Daardoor blokkeert jullie communicatie. Begin je het gesprek met de feiten zonder oordeel, dan zorg je voor ruimte om elkaar werkelijk te horen en begrijpen.

De vaardigheden uit de Gordonmethode geven je praktische handvatten om effectief en zonder oordeel te communiceren. Meer weten? Kijk op mijn aanbodspagina of stuur me gewoon een berichtje voor het maken van een belafspraak.

Deze blog over de vijf redenen om oordelen te laten, werd geïnspireerd door de GLOP Tutorial door Bill Stinnett van Gordon Training International

Hoe krijg ik voldoende tijd

Hoe krijg ik voldoende tijd?

Posted on | by Hildegard Montsma

Heb jij dat ook? Dat de vakantieperiode minder tijd voor rust blijkt dan je had verwacht en/of gehoopt? Dat het in plaats daarvan voelt alsof je tijd te kort komt? Dat je jezelf vertwijfeld afvraagt: hoe krijg ik voldoende tijd?

“Time is on my side, yes it is”

Norman Meade (pseudoniem voor Jerry Ragovoy) – o.a. vertolkt door Kai Winding

De afgelopen weken waren mijn kinderen thuis en hadden behoefte aan samen leuke dingen doen. Lekker luieren, laat naar bed, lang uitslapen, samen een spelletje doen, nu even snel naar de stad om te winkelen, het is mooi weer laten we vandaag naar het strand gaan, zullen we even een potje voetballen. Liefst één-op-één met mama of papa en zonder dat andere kind.

Voldoende tijd

Dus dat deden we allemaal. En tussen luieren, uitslapen, spelletje doen en het strand door ging ik ook nog bijeenkomsten voorbereiden, een nieuwe training ontwikkelen en zakelijke gesprekken voeren. Want ik wil geen zes weken vakantie van mijn werkdoelen nemen. Eigenlijk lukte dat best goed. Waar komt dan toch dat gevoel van tijdgebrek vandaan?

Iets over tijd

Er zijn verschillende theorieën over tijd. Een theorie die mij helpt mijn balans te vinden, stelt dat tijd opgedeeld kan worden in drie soorten:

  • Ten eerste is er de tijd voor activiteiten: dingen doen die nuttig zijn of ‘moeten’ gebeuren – alleen of samen;
  • Dan heb je de tijd voor jezelf, zogenaamde ik-tijd: tijd om alleen te zijn, te reflecteren, iets leuks voor jezelf te doen, of gewoon te niksen;
  • En ten laatste tijd voor persoonlijke relaties: tijd die je doorbrengt met één andere persoon, waarin je de relatie met die ander verstevigd door bijvoorbeeld een goed gesprek te voeren.

Mensen hebben elk van die drie soorten tijd nodig, waarbij de balans niet altijd dezelfde hoeft te zijn.

Ik heb het zo druk

Als je het gevoel hebt dat je het druk hebt, dat je ergens geen tijd voor hebt of zelfs nergens tijd voor hebt, dan is dat vaak een signaal dat jouw tijdbalans niet helemaal in orde is. Ook als je leuke dingen doet, zoals ik deze zomer. Lekker één-op-één op pad met elk van mijn dochters, dingen doen voor mijn werk, met het gezin een potje klaverjassen of naar het strand. Allemaal heel plezierig, maar geen moment voor mezelf. Time was onvoldoende on my side.

Hoe krijg ik voldoende tijd?

En zoals zo vaak is inzicht de eerste stap. Ik weet dat ik op dit moment behoefte heb aan meer tijd voor mezelf. Lummeltijd, reflectietijd, wat dan ook. Stap twee is om aan die behoefte te gaan voldoen. Hoe krijg je voldoende tijd? In mijn geval door activiteitentijd en samentijd te begrenzen om meer ik-tijd over te houden. Grenzen stellen om ruimte te creëren.

Time is on my side, yes it is!

Zo komt mijn tijdverdeling weer in balans. En het fijne is dat ik met die betere balans meer bereik. Dat ik effectiever ben binnen elke tijdsoort. Time is on my side.

Hoe krijg jíj voldoende tijd?

Heb jij behoefte aan een dag tijd voor jezelf, om te reflecteren op jouw tijdbalans? Om inspiratie op te doen, zicht te krijgen op jouw behoeften en doelen, “wat wil ik eigenlijk”? En wil je meteen stap twee zetten en bedenken hoe je dat gaat bereiken? Onder begeleiding van twee ervaren coach/trainers?

Hou dan de website in de gaten voor het najaarsprogramma van workshops. Of laat hier je mailadres achter om op de hoogte te blijven van de workshopdata, details van het programma én als eerste te horen hoe je in kunt schrijven.

Conflict oplossen? Kijk verder dan botsende oplossingen.

Conflict oplossen? Kijk verder dan botsende oplossingen

Posted on | by Hildegard Montsma

Herkenbare discussie? Ik had vandaag een vergelijkbaar gesprek. Er gaat iemand vertrekken en we bespraken wat te doen met het ontstane gat in onze formatie. Voor we het wisten hadden we elk een andere oplossing bedacht die tegenover elkaar leken te staan. De één zei dat we sommige activiteiten (tijdelijk) moesten staken. Een ander wilde zo snel mogelijk de ontstane vacature invullen. En een derde vond dat we een administratief ondersteuner moesten aannemen. Hoe konden we dit conflict oplossen?

Patstelling

Er leek een patstelling te ontstaan, want ieder vond zijn voorstel de meest passende oplossing. En dat was precies het probleem: het waren oplossingen. In plaats van met elkaar te spreken over onze behoeften, over wat we nodig hebben om ons werk goed te blijven doen, gingen we elkaar proberen overtuigen van onze oplossing.

Van oplossing naar behoefte

Eigenlijk kun je alleen uit zo’n patstelling komen als je van de oplossingen terug gaat naar de behoeften. Als iedereen aangeeft wat hij nodig heeft, ontdek je vaak dat je meer met elkaar deelt dan je dacht. En kun je vervolgens samen op zoek naar een oplossing die voor iedereen past. Dat is misschien niet wat jij in eerste instantie had bedacht, maar lost wel jouw probleem op.

De verkoopbrochure-op-maat

Er was eens een team dat andere afdelingen ondersteunde in het maken van verkoopbrochures-op-maat. Het team kreeg zoveel opdrachten dat ze de brochures niet meer tijdig konden leveren. Daardoor voelden medewerkers steeds meer stress. En toen tijdens een teamvergadering één van hen uitriep dat er een extra collega bij moest komen, volgde er een vloedstroom aan wensen.

Gedeelde behoeften

Daaronder zaten behoeften die eigenlijk iedereen deelde:

  • we willen onze belofte waarmaken en elke brochure binnen de afgesproken tijd leveren,
  • niet structureel overuren maken,
  • niet eindeloos pingpongen met de interne klant over de opmaak van de brochure.

De oplossing was het beperken van het aantal keuzemogelijkheden voor de brochure-op-maat. Het team maakte een vijftal standaardsjablonen waardoor de ontwikkeltijd van een brochure korter werd.

Onoplosbare tegenstelling? Zo kom je eruit!

Zit je met je team in een situatie waarin tegenstellingen onoplosbaar lijken? Kijk dan nog eens goed naar die tegenstellingen. Gaat het om behoeften? Óf praten jullie over manieren waarop aan die behoeften tegemoet kan worden gekomen? En als blijkt dat het voornamelijk om oplossingen gaat, zoek dan naar de onderliggende problemen en behoeften. Vandaaruit kun je een passende oplossing zoeken en het conflict oplossen.

Kun jij oplossingen van behoeften onderscheiden? En ben je in staat om afstand te doen van je eigen oplossing om open te staan voor passende alternatieven? Als het antwoord op deze vragen een volmondig “ja” is, dan ben jij helemaal klaar om conflicten in je team effectief aan te pakken.

Meer weten? Maak dan hier een (bel)afspraak

Of gebruik de whatsapp-contactbutton rechtsonder in het scherm.

Vijf voordelen van een open cultuur

Posted on | by Hildegard Montsma

Er wordt veel gezegd en geschreven over goed leiderschap en één van die dingen is dat een effectieve leider zorgt voor een open cultuur in zijn team. Maar wat is een open cultuur eigenlijk en waarom wordt het zo belangrijk gevonden?

Wat is een open cultuur?

In een open cultuur krijgen medewerkers veel verantwoordelijkheid en inspraak op de gang van zaken binnen de organisatie. Medewerkers hebben een stem en een gesprek is altijd mogelijk. In teams en organisaties met een open cultuur is ruimte voor ontwikkeling, eigen inbreng en mensen hebben hart voor het team.

En waarom is het belangrijk?

Maar waarom is die open sfeer dan zo belangrijk? Hieronder zet ik vijf voordelen voor je op een rijtje.

1. Effectief samenwerken

“Ze snappen toch wel dat dit belangrijk is?”. Nee, als je het niet vertelt dan snappen anderen niet dat iets belangrijk voor je is. Als jij open bent over jezelf, dan begrijpen anderen beter wat jij nodig hebt en belangrijk vindt. Zodat ze beter rekening met je kunnen houden. En openheid werkt aanstekelijk. Als jij open bent over jezelf, nodig je anderen als het ware uit om ook open te zijn over zichzelf. Jij en je team hebben begrip voor elkaar, kunnen rekening houden met elkaars behoeften en elkaar helpen wanneer dat nodig is. Effectieve samenwerking dus.

2. Optimaal teamresultaat

In teams waarin mensen zaken waar ze zich zorgen over maken met elkaar kunnen delen, heerst over het algemeen minder persoonlijke spanning. Niet alleen omdat er beter rekening wordt gehouden met elkaar, maar ook omdat mensen minder energie verliezen aan het verbergen van hun spanning. En als iedereen goed in zijn vel zit, kan het team optimaal functioneren en dat leidt weer tot de best mogelijke resultaten.

3. Minder problemen

Als mensen duidelijk zijn over wat ze nodig hebben van elkaar, zullen er minder vaak problemen ontstaan. Als jij aan je medewerkers laat weten dat je even ongestoord een belangrijke klant wilt bellen, dan is de kans groot dat je inderdaad niet gestoord wordt. En omdat jij en je medewerkers een open cultuur hebben, wordt er vroegtijdig aan de bel getrokken over dingen die minder soepel lopen. Zodat échte problemen worden voorkomen.

4. Problemen effectief oplossen

En áls er dan problemen ontstaan, worden ze sneller en effectiever opgelost. Want natuurlijk ontstaan er ook in een team met een open cultuur problemen. Maar doordat de vertrouwensbasis sterk is, en iedereen een stem in het gesprek heeft, worden problemen over het algemeen sneller aangepakt én effectiever opgelost. Zodat ze niet later alsnog weer boven komen drijven.

5. Leren en innoveren

Binnen een open cultuur is ruimte voor het maken en leren van fouten. Een open cultuur is gebaseerd op vertrouwen, waardoor mensen risico’s durven nemen en fouten niet vermijden. Fouten worden niet verstopt maar besproken. En er wordt van geleerd waardoor innovatieve en/of betere oplossingen en producten tot stand komen.

Ok, open cultuur, maar hoe dan?

Het klinkt natuurlijk allemaal best goed, zo’n open cultuur. Maar wát kun jij als leidinggevende daadwerkelijk dóen om zo’n cultuur te creëren en te behouden? Dat leer je in de online cursus “Creëer een goede werksfeer”. Hierin komen enkele basisvaardigheden aan bod waarmee je een open en veilige sfeer kunt creëren in je team, problemen kunt oplossen en voorkomen. Daarnaast maak je kennis met een methode waarmee je duidelijke en heldere doelen stelt.

Meer weten? Stuur me een berichtje of lees meer via de knop hieronder.

Vertel me meer over de online cursus “Creëer een goede werksfeer”

Verwacht een sneeuwbui

Posted on | by Hildegard Montsma

Vandaag wandelde ik door het besneeuwde park. Ik dacht terug aan een wandeling van twee jaar geleden. Er lag toen sneeuw en ik was op weg naar de markt. Om naar de markt te gaan kies ik graag de kortste route; eentje die me zo diagonaal mogelijk door het park leidt. En hoewel de wiskundige in mij weet dat dit een te optimaliseren probleem is, doe ik dat toch liever via trial-and-error. Want een wandeling door het park is ook gewoon genieten.

Van de gebaande paden af

Net als nu waren de paden niet allemaal even duidelijk zichtbaar. Dus koos ik op gevoel al zigzaggend een route. Soms vertrouwend op mijn innerlijke kompas, op andere momenten de voetstappen van anderen in de sneeuw volgend. Ik kwam op een voor mij toen nog onbekend punt het park uit en ontdekte dat ik dichterbij mijn einddoel was dan ik van tevoren had gedacht.

In patronen vervallen

Sindsdien heb ik deze route vaker genomen. In de opnieuw met sneeuw bedekte wereld viel me in dat wat toen nieuw leek nu een gebaand pad is geworden. Ik besloot ook  nu weer gewoon maar wat paden te kiezen, met mijn einddoel ergens in mijn achterhoofd. Het leidde tot een nieuw en mooi wandelrondje. Blijkbaar heb je een dik pak sneeuw nodig om je te realiseren dat je in patronen bent vervallen. En om jezelf uit te dagen nieuwe paden te verkennen.

Sneeuwbui

Eigenlijk is dit hetzelfde voor de dingen die je dagelijks doet. Je gaat ongemerkt steeds vaker over dezelfde weg. Daarom heb ik besloten om ook daar eens een sneeuwbuitje te laten vallen. Ik ga kijken naar wat ik wil bereiken alsof ik in een witte wereld sta. Zonder paden. Maar met één of twee medewandelaars ter inspiratie en om me scherp te houden. Zodat ik ga ontdekken welke nieuwe wegen ik kan en wil uitproberen.

Weerbericht

En om te voorkomen dat het weer twee jaar duurt voordat ik het laat sneeuwen, heb ik alvast een weerbericht in mijn agenda geplaatst. Dus op negen augustus 2021 verwacht ik een flinke sneeuwbui.

Wanneer verwacht jij je eerstkomende sneeuwbui? Ik wandel graag met je mee om je uit te dagen en te inspireren.

Contact opnemen voor een belafspraak